Lite om styrelsearbete och sånt

SUK är ett demokratiskt ungdomsförbund där alla har rätt att göra sin röst hörd! Detta innebär att det finns en bestämd form för hur man tar beslut, hanterar ansvar och väljer styrelser. Det är också på detta sätt SUK styrs och arbetar på. Vårt förbund styrs av en riksförbundsstyrelse och det högst beslutande organet är årsmötet.

Informationen i det här dokumentet tar upp några av frågorna kring styrelsers uppbyggnad och arbete. Informationen är allmängiltig och kan gälla föreningar på både lokal, regional, distrikts eller riksnivå (och då kallas föreningen vanligtvis för förbund). Verkligheten för en förening på lokal nivå kan naturligtvis skilja sig mycket från verkligheten för en styrelse på t.e.x riksnivå, men reglerna för styrelsens arbete och årsmöte är ofta densamma oavsett om det handlar om en lokal- regional- eller riksnivå. Därför kan ordet ”förening” i texten som följer betyda att det är en förening på lokal-, distrikts-, regional-, eller riksnivå.

Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ. På årsmötet bestäms det mesta, t.ex. vilka aktiviteter föreningen ska ha under det kommande året(verksamhetsplan), vad pengarna ska användas till och vilken den nya styrelsen ska bli.

Styrelsen uppgift blir att förverkliga den nya verksamhetsplanen man klubbat igenom på årsmötet.

Styrelsen bör minst bestå av:
– ordförande
– sekreterare
– kassör

Lite om ordförandens, vice ordföranden, sekreterarens och kassörens uppgifter.

Förutom ordförande, sekreterare och kassör kan styrelsen utökas med t ex vice ordförande, ledamöter och suppleanter ( suppleant = ersättare ) för de ordinarie styrelseledamöterna.

Det bästa inom en förening är om styrelsen består av ett udda antal ledamöter för att förenkla omröstning, och/eller att ordföranden har utslagsröst.

Egentligen kan en styrelse bestå av en enda person, men det skulle inte vara särskilt demokratiskt. Föreningens stadgar bestämmer hur många som minst måste ingå i en styrelse. Man måste inte vara myndig för att sitta i en styrelse.

Suppleanterna ska ersätta de ordinarie ledamöterna när de inte kan närvara. Suppleanterna bör bjudas in till styrelsemötena precis som de ordinarie ledamöterna även om alla de ordinarie ledamöterna är närvarande. Detta gör att suppleanterna är väl uppdaterade. Dessutom skall suppleanterna få kopior av styrelse- och årsmötesprotokoll.

Man kan bestämma sig för att bara kalla in suppleanterna om de ska ersätta någon annan, ifall man vill spara pengar.

Önskemål (men inte krav) på de som ska väljas
1. De klarar kraven enligt stadgarna för att ha rösträtt på årsmötet.
2. De är medlemmar i föreningen.

Om man vill lämna in en motion till årsmötet?
Klicka här för liten motionsskola.

Mandattid

-Hur länge ska de sitta?
Det kan vara lämpligt att när föreningen bildas, välja hälften av styrelseledamöterna på ett år och hälften på två år. På de kommande årsmötena väljer man de som ska bytas ut på två år. På så sätt behöver hela styrelsen inte bytas ut på en gång.

Fyllnadsval

Om någon som valts på två år hoppar av efter bara ett år, så väljs den som ersätter denna på ett år fyllnadsval. Detta gör att man kan fortsätta efter principen att halva styrelsens mandattid går ut vid varje årsmöte, och man minskar risken att alla avgår samtidigt.

Avgå från styrelsen?

En styrelseledamot har rätt att när som helst avsäga sig sitt uppdrag i styrelsen, även om det alltid är bäst om de sitter mandattiden ut. Naturligtvis måste utträden ur styrelsen anmälas till styrelsen skriftligt. Ofta träder en suppleant in i dess ställe. Om det inte finns någon suppleant, kan man välja en ny ledamot genom att sammankalla till ett extra årsmöte.

Om man tycker att styrelsen fungerar trots att en ledamot har avgått kan man vänta till nästa årsmöte med att välja en ny ledamot. Det gäller då att man kontrollerar stadgarna så att man uppfyller kraven för att styrelsen ska vara beslutsför. Ofta finns en regel som säger att minst hälften av de som valdes på årsmötet ska vara närvarande för att styrelsen ska vara beslutsför. Det kan vara ett problem om flera har avgått från styrelsen.

Om det är ordföranden som avgår så träder vice ordförande in i dess ställe -om man har någon. Har man ingen vice ordförande så kan styrelsen välja någon från styrelsen som blir vikarierande ordförande fram till ordinarie årsmöte.

En styrelsemedlem är bara medansvarig till styrelsearbete som skett fram tom personen formellt avgått. Ett beslut om att avgå bör därför bli offentligt, t.ex. efter det styrelsemöte där avgången protokollförs.

Man kan adjungera en person till styrelsen. Den adjungerade ledamoten får då delta på styrelsemötena, kan hjälpa till med styrelsens arbete, har närvaro- och förslagsrätt men inte rösträtt. Denna person har inte samma ansvar för vad styrelsen gör som övriga invalda ledamöter.

Ibland man kan adjungera en person utan att någon ledamot har avgått. Det kan vara för att styrelsen behöver hjälp med sin arbetsbörda.

Valberedning

Valberedningen har mycket makt eftersom det är de som kommer med ett förslag till årsmötet på vilka som ska sitta i föreningens styrelse.

Valberedningen skall tänka till: Vad behöver vi för styrelse? Vilken kompetens har vi redan inom föreningen och vilka färdigheter eller kunskaper behöver kompletteras?

Innan årsmötet bör valberedningen skicka ut ett förslag till styrelse med presentation av de olika ledamöterna. Helst till alla medlemmar, eller i andra hand bara till de som anmält sig till årsmötet. Årsmötet behöver inte anta valberedningens förslag,

Styrelsen är föreningens verkställande ledning, årsmötets förlängda arm.

En person som blir vald till styrelseledamot får ett särskilt ansvar. Han eller hon har genom valet fått medlemmars förtroende att sköta organisationen/föreningen. Styrelsen ska göra det årsmötet bestämt -om det inte uppstår oväntade hinder som gör att det inte går eller tillkommer information som gör att det inte passar.

Man ska följa föreningens stadgar och årsmötesbeslut, och naturligtvis Sveriges Rikes lag.

Ledamöterna och firmatecknarna har ett sysslomansansvar. Det betyder att de ska tillvarata medlemmarnas intressen och har en skyldighet att se till att rätta till situationen om något börjar gå snett i föreningen. Annars kan styrelseledamöter kan bli skadeståndsskyldiga.

Styrelsens ansvarsområden:

• Verkställa beslut som årsmötet fattat, bland annat i verksamhetsplanen
• Planera, leda och fördela arbetet inom organisationen
• Ansvara för administration och ekonomi, löpande bokföring.
• Förse revisorerna med räkenskaper m.m.
• Ansvara för olika aktiviteter för medlemmarna som t ex barn och ungdomsverksamhet, tävlingar, medlemsarrangemang.
• Följa upp att besluten på styrelsemötena också genomförs.
• Ansvar för eventuella anställda.
• Arkivering av styrelseprotokoll
• Förbereda årsmöte. Bland annat kallelse och att förbereda ärenden.

Föreningen är en egen juridisk person och kan därför ingå avtal. Som styrelsemedlem är man representant för denna juridiska person, i synnerhet firmatecknarna.
Styrelsemedlemmarna kan ha olika ansvarsområden. Varje styrelseledamot ska utföra sitt uppdrag på ett bra sätt. Annars riskerar hon eller han att bli personligen ansvarig för resultatet.

Styrelsen och medlemmarna går fria från ansvar så länge som verksamheten sköts korrekt. Medlemmarna går i princip alltid fria från ansvar. Styrelsen har ansvar inför årsmötet. På årsmötet beviljas styrelsen ansvarsfrihet för året som gått. Om årsmötet anser att styrelsen har gjort något som årsmötet anser vara direkt felaktigt, gått emot stadgarna eller olagligt, så kan de bestämma att styrelsen inte får ansvarsfrihet.

Uppföljning

Beslut som tas på årsmötet, tex. om budget och verksamhetsplan måste följas upp fler gånger under ett verksamhetsår. Uppföljningarna behövs så att skillnader mellan vad som beslutats och hur det blivit i verkligheten kan upptäckas i tid, så att styrelsen hinner göra något för att rätta till det som blivit fel, innan det är för sent.

Gör vi det vi lovat årsmötet att göra? Går det åt ungefär så mycket pengar som vi planerat i budgeten? Kommer pengarna räcka?

Vid det första styrelsemötet efter årsmötet bör man bestämma styrelsemötesdatum för hela året. På så sätt kan styrelseledamöterna planera in detta i god tid och då ökar chansen för en god närvaro på styrelsemötena.
Normalt är styrelsen beslutför, dvs den kan fatta beslut, om minst hälften av hela antalet styrelseledamöter är närvarande. Man kan ha andra bestämmelser inskrivna i sina stadgar. Styrelsen får inte fatta beslut om inte ledamöterna blivit kallade och fått ett ordentligt beslutsunderlag.

Styrelsemötet bör följa en i förväg utskickad dagordning. Skicka ut en dagordning i förväg. Om någon ledamot inte kan vara med, ska en suppleant kallas in, om en sådan ingår i styrelsen.

Om man har möjlighet är det bästa att kalla in suppleanterna oavsett om det saknas en ledamot eller inte. Det skapar en kontinuitet inom styrelsen och suppleanter som vet bakgrunden till beslut och diskussioner. Ordföranden skall se till att mötena sker regelbundet, men kom ihåg att alla ledamöter i en styrelse har rätt kalla till styrelsemöte!

Ett ärende på dagordningen kan ha följande gång:
1. Ordföranden eller någon annan berättar om ärendet.
2. Ordföranden lämnar ordet fritt.
3. De medlemmar som vill säga något får ordet.
4. Ordföranden sammanfattar diskussionen, och formulerar förslag.
5. Ledamöterna röstar om dessa förslag.
6. Beslut

Reservation

Om en styrelseledamot eller anställd motsätter sig ett beslut har denne rätt att få in eventuell avvikande mening (reservation) i styrelseprotokollet. Detta för att kunna bevisa att han inte varit med om beslutet. Detta kan vara väldigt viktigt om styrelsen får kritik eller tom skadeståndsanspråk.

Reservationen är mer än att bara protestera. Man ska tydligt säga att man reserverar sig mot beslutet för att det ska gälla. Att reservera sig är heller inte samma sak som att rösta nej i en fråga. De som röstar nej utan att reservera sig är medansvariga i beslutet lika mycket som de som röstar ja. Man behöver inte motivera varför man reserverar sig, men reservationen måste göras innan mötet är slut. Har man reserverat sig så har man rätt att i efterhand argumentera mot beslutet, även om man inte får motarbeta beslutet. Har man ”bara” röstat nej utan att reservera sig får man inte tala emot ett beslut i efterhand.

Tystnadsplikt

Inom en styrelse har man tystnadsplikt. Man får inte tala om för någon utanför styrelsen vad man har diskuterat under ett möte eller vem som har sagt vad. Om man skulle göra det så finns risken att folk skulle bli rädda för att säga sin åsikt under mötena.

Styrelseledamöters jäv

Styrelsens ledamöter måste vara lojala mot föreningen. Därför får de inte var med och besluta i frågor som rör de själva, eller någon de har band till på något sätt (släktskap, vänskap…). Under diskussionen inför beslutet skall de inte närvara. Styrelsemedlemmen själv har ansvar för att meddela eventuella jävsförhållanden.

Firmatecknare och befogenhet

En eller flera av styrelseledamöterna företräder föreningen och tecknar dess firma. Det betyder att det är styrelsen som skriver på avtal och kontrakt för föreningens räkning.

Hur mycket en företrädares för föreningen har rätt att göra ska regleras i stadgarna. Det händer att en styrelseledamot eller firmatecknare överskrider sina befogenheter när han gör något för föreningens räkning.

Om motparten (som föreningens representant ”gör affärer” med) inser eller borde inse att föreningens representant överskrider sina befogenheter, gäller inte rättshandlingen gentemot föreningen.

Exempel:
Kanslichefens ganska nya bärbara dator inkl. program är värd 6000 kronor. En firmatecknare säljer denna för 550 kronor till kanslichefen. Föreningen behöver då inte stå för affären, eftersom köparen borde inse att denna person överskred sina befogenheter när han sålde datorn så billigt.

Tips:
Bestäm hur mycket en firmatecknare kan bestämma själv. Sätt ekonomiska eller andra gränser. Gränserna bör fastställas vid ett protokollfört styrelsemöte.

Delegation

Man kan delegera en uppgift till någon annan att utföra den, men inte ansvaret. Kom ihåg att ansvaret fortfarande ligger på samma person som från början hade det! Därför bör man kolla upp att saker verkligen blir gjorda.

Beslut mellan styrelsemötena. Via Facebook??

Observera att styrelsediskussioner på Messenger eller liknande inte är giltiga underlag för beslut. Bara för att hela styrelsen är överens betyder det inte att det är ett styrelsebeslut.

Beslut tas under ett styrelsemöte. Sen kan man naturligtvis kalla med dagordning och allt till ett styrelsemöte via t.ex. Messenger, då är det ok. Akuta beslut som inte kan vänta tills nästa styrelsemöte kan däremot ofta tas av ordföranden mellan styrelsemötena.

Det sagt så måste mindre beslut som ryms i budget och verksamhetsplan kunna tas mellan styrelsemötena, det blir väldigt svårt att sköta en förening annars.

T.ex.:
-Köp av fika…kuvert…
-Inköp av våffeljärn så våffelkvällen ni beslutade om kan genomföras fast ni under styrelsemötet inte tänkte på att ett sånt behövde köpas in.
-Ni kanske tog beslut om att genomföra ett läger på ”Äppelgården”. Och så är gården fullbokad. Ska ni då vänta till nästa styrelsemöte med att fråga andra gårdar? Då kanske de andra gårdarna också hinner bli fullbokade. Bättre då om den som fick uppdraget tar beslut om att leta vidare och boka annan ledig likvärdig gård. Då kan styrelsen hållas uppdaterad i t.ex. Messenger och så klubbar ni det formella beslutet av val av gård på nästa styrelsemöte. I detta fall ligger det i medlemmarnas intresse att man ”går emot” styrelsebeslutet. Ni går ju inte emot styrelsemötets tanke med sitt beslut. Saker ändrades som styrelsen inte kunnat förutse bara.

Inte för att skrämmas men… Om ni tar ett större beslut mellan styrelsemötena utanför budget och verksamhetsplan som i slutändan kostar föreningen mycket pengar finns det en risk att medlemmarna på nästkommande årsmöte i värsta fall hävdar att det var ett privat beslut och inget föreningen ska betala för.

Per capsulam

Uttrycket betyder ”genom en kapsel” och kommer från antiken då kurirer transporterade meddelanden i en kapsel.

Ett beslut per capsulam innebär att beslut fattas mellan formella styrelsemöten. Det händer att någonting brådskande dyker upp och styrelsen måste avgöra något snabbt. Ordföranden kan då lägga fram beslutsförslag till de enskilda ledamöterna, muntligt eller skriftligt. Ledamöternas ståndpunkter samlas sen in och protokollförs.

Per capsulam-beslut förutsätter att samtliga ledamöter är överens om att ett sådant kan fattas mellan två ordinarie möten.
Eftersom det inte är ett regelrätt styrelsemöte så gäller speciella regler. Den viktigaste är att ALLA berörda styrelseledamöter måste vara delaktiga i beslutet och att man kan bevisa detta i efterhand. Får man inte tag på en enda person är beslutet ogiltigt. Det finns de som hävdar att dessa beslut måste vara enhälliga för att kunna bevisa att alla blivit delgivna beslutsunderlaget.

Det finns en viktig regel till som gäller just här: Ett per capsulam-möte kan pågå under flera dagar och datum för mötet är den tidpunkt då den sista personen skrev på ad capsulam beslutet.

I nästkommande styrelseprotokoll förs beslutet in som ett beslut som fattats ”per capsulam”.

Man bör vara sparsam med per capsulam-beslut. Använd det bara i nödfall och inte i frågor som behöver diskuteras.

Vid varje sammanträde måste det föras protokoll. Detta för vanligen av sekreteraren i styrelsen eller av någon annan om sekreteraren är frånvarande.

Styrelsemötet kan innebära att man träffas personligen eller att man har ett telefonmöte. Huvudsaken är att ni skriver ett protokoll som undertecknas ordentligt.

Protokollet ska ge en rättvisande bild av vad som sagts på mötet och vad som beslutats.

Vanligtvis skrivs bara besluten in i protokollet, men det är mycket mer intressant att läsa protokoll där man kan läsa om diskussionen som ledde fram till beslutet. I de fall då någon i efterhand måste försvara sitt beslut så är det väldigt bra med ett s.k. diskussionsprotokoll.

Tänk också på att skriva in vilka som är närvarande på mötet. Ofta finns det reglerat i stadgarna hur många som måste vara närvarande för att styrelsen ska vara beslutsmässig. Om man inte kan se på styrelseprotokollet hur många som varit närvarande så kan man hävda att protokollet inte är giltigt.

Och till sist: Besluten börjar egentligen gälla först när protokollet är underskrivet.

Justering – omedelbar justering

Justering innebär att man läser igenom ett protokoll, ev. rättar det och skriver under på att protokollet verkligen visar vad som sades och beslutades på mötet.

Protokollet ska undertecknas/justeras av ordförande plus eventuellt en annan ledamot som styrelsen väljer som justeringsman till det mötet. Oftast skriver även sekreteraren under. Det säkraste sättet är att alla sidor i protokollet undertecknas.

Om en punkt anses omedelbart justerad, så skall denna skrivas ut redan på mötet med exakt formulering innan den förklaras omedelbart justerad.

Vilka har rätt att läsa protokollen?

Styrelseledamöterna och revisorerna. Inte ens föreningens medlemmar har någon absolut rätt att läsa dem. Styrelsen eller årsmötet kan besluta om att alla styrelseprotokoll ska vara offentliga eller att enskilda protokoll ska lämnas ut.

Grundregeln bör ändå vara att offentliggöra alla beslut och noggrant motivera dessa. Det ger bäst resultat. Men själva styrelseprotokollet är det bäst att hålla för er själva!

Varför inte offentliga styrelseprotokoll?

Att publicera sina styrelseprotokoll gör egentligen varken till eller ifrån för en enskild förenings öppenhet, däremot kan det vara oklokt både på kort och lång sikt. Det kan påverka styrelsens inre arbete och de beslut som fattas. Det kan försvåra samarbete med utomstående. I samband med inre och yttre konflikter kan det också skapa avsevärda problem för föreningen.*

Justerade styrelse eller årsmötesprotokoll får aldrig förstöras!

Här finns exempel på protokoll.

Årsmötet väljer inte bara styrelse utan också revisorer. Hur många bestämmer stadgarna. Revisorerna behöver inte vara medlemmar i föreningen. Revisorerna är ansvariga inför årsmötet och bör vara myndiga.

Revisorerna har ansvaret för kontrollen inom föreningen. De är en länk mellan medlemmarna och styrelsen och ser till att allting utförs så som det har beslutats på årsmötet och under styrelsemötena.

Revisorernas uppgift är att kontrollera föreningens:
– ekonomi och bokföring (att det t.ex. finns kvitton på alla in och utbetalningar)
– verksamhet (har styrelse följt årsmötets verksamhetsplan?)
– korrespondens
– protokoll (har styrelsens och årsmötets beslut följts?)

Revisorerna skriva en rapport om där de berättar om sin granskning av föreningen. Dessa rapporter kallas revisionsberättelser och redovisas på årsmötet. Räkenskaperna bör granskas av revisorerna även om man inte misstänker att något inte är som det ska.

I revisionsberättelsen skriver revisorerna om hur styrelsen skött sitt arbete, och om det finns något att invända mot styrelsens arbete. De föreslår också om medlemmarna ska godkänna styrelsens arbete under det gångna verksamhetsåret eller ej (detta kallas att bevilja ansvarsfrihet för styrelsen).
Det är föreningens stadgar som bestämmer vilket verksamhetsår som föreningen ska ha.

Ibland delar man upp arbetet mellan revisorerna. En eller två ekonomiska revisorer följer upp i första hand den ekonomiska delen av granskningen, och en eller flera sakrevisorer följer upp årsmötets och styrelsens beslut.

Revisorn ska vara oberoende av den styrelse som den ska granska.
En revisor ska därför inte:
1. vara ledamot i denna styrelse, varken innevarande eller föregående år,
2. vara närstående med någon i organisationens styrelse
3. vara någon som är med och sköter föreningen eller hjälper till med föreningens bokföring,
4. vara anställd av föreningen
5. ha en skuld till föreningen.
Men revisorn kan vara medlem i föreningen.

Sammanställt och genomarbetat av Åsa Hulthén
Kom gärna med åsikter, förslag på tillägg, ändringar eller frågor!

Svårt att nämna en speciell källa över materialet, då det kommer från så väldigt många håll.
/Åsa Hulthén 2009-11-12, senast uppdaterat 2019-06-11

Björn Lundéns böcker, ibland skrivna tillsammans med Jan Lindblad. Se https://blinfo.se för utmärkta böcker om lokalföreningar och föreningsteknik!

Föreläsningsanteckningar från Åke Göranssons föreläsningar från början av 90-talet.
http://voluntarius.com/
”Internet!”
SUKs stadgar och exempel på årsmötesprotokoll.
Sunt förnuft.
https://www.bostadsratterna.se/allt-om-bostadsratt/artiklar/capsulam-beslut-vad-innebar-det-och-hur-anvands-det
https://qoorp.se/blog/undvik-per-capsulam-mten-om-du-ska-registrera-ett-rende-hos-bolagsverket
Traditionen
*http://ideellasektorn.blogspot.com/search/label/offentliga%20styrelseprotokoll