Dokument senast 1 februari

Här kommer lite information om de dokument som SUKs lokalföreningar ska skicka in senast 1 februari varje år.

Det är bra om ni som har hand om en förening skickar in årsmötesprotokoll och medlemslistor allt eftersom de blir klara. Det gör att detta inte glöms bort och vi på kansliet har aktuella uppgifter för föreningen. Och så får alla registrerade medlemmar sin medlemstidning!

Men varje år senast den 1 februari samlar SUK ihop era dokument från året innan.
Vad är det vi vill ha?

1. Årsmötesprotokollet ni hade under året innan. Underskrivet.
2. En verksamhetsredovisning som visar senast avslutade verksamhetsår.
3. En ekonomisk sammanställning av senast avslutade verksamhetsår.
4. Medlemsbevis för de som var medlemmar året innan.

BONUS?
De giltiga lokalföreningar som lämnar in alla sina handlingar i tid får en bonus. “I tid” betyder senast den 1 februari. För att få en bonus måste man ha minst 3 giltiga medlemmar mellan 6 och 25 år och uppfylla kraven för aktiv lokalförening. Lokalföreningen får inte ligga till grund för annan riksorganisation om man ska få bonus. Bonusen är baserad på antalet medlemmar i föreningen och om dokumenten kom in före- eller efter 1 februari. När bonusen ska betalas ut måste föreningen fortfarande vara aktiv.

Uppskov?
Om du av någon anledning inte kommer att hinna lämna in dina papper/handlingar i tid; Ring/maila! Då kan du få uppskov och ändå ha rätt till bonus.

Klicka här för att komma till sidan med alla möjliga mallar och blanketter.

Om ni behöver: Lite extra förklaring till några av de dokument som SUK vill ha in, eller direktlänkar till mallar att använda.

Många av de dokument som ska in finns det mallar för här på hemsidan. Titta gärna här.)

1. Årsmötesprotokoll

Vi behöver få in ert årsmötesprotokoll från det årsmöte som ägt rum under året innan. Har ni haft ett extra årsmöte, vill vi även ha in detta protokoll. Vi vill helst ha en kopia av det underskrivna protokollet, och väldigt gärna inklusive bilagor. Skicka gärna in de nya årsmötesprotokollen allt eftersom de blir klara. Man måste inte vänta till året efter… Tänk på att följa era egna stadgar under årsmötet! Som att välja revisorer och besluta om ansvarsfrihet t.ex.

Om föreningen är nybildad så räcker det med det underskrivna konstituerande mötesprotokollet-och det brukar SUK redan ha fått.

Här finns frivillig kryssa-i-variant/ifyllningsbar mall för årsmötesprotokoll: Mall i pdf      Mall i Word

2. Verksamhetsredovisning

Vi behöver få in en verksamhetsredovisning som visar senast avslutade verksamhetsår.

En verksamhetsredovisning är ungefär som en verksamhetsberättelse, men behöver inte godkännas på ett årsmöte. Däremot så ska den skrivas av minst en representant för föreningens styrelse.

En mall för verksamhetsredovisning finns här på SUKs hemsida. Man behöver inte använda denna mall men om ni skriver en egen verksamhetsredovisning är det viktigt att vissa punkter finns med. Läs här om vilka punkter som måste finnas med.

Här finns mall för verksamhetsredovisning för år 2022 för den som vill använda det: Mall detaljerad i Word
Mall detaljerad i pdf

3. Ekonomisk sammanställning.

Vi vill att ni skickar in en ekonomisk sammanställning över senast avslutade verksamhetsår.
Det behöver inte vara något avancerat men man ska kunna se föreningens inkomster och utgifter. Enkel mall finns för de som vill använda detta på SUKs hemsida. Den behöver inte vara godkänd på ett årsmöte men bör helst vara underskriven av föreningens kassör.

Revisorn behöver den ekonomiska redovisningen för att bland annat kunna se att föreningen har en egen ekonomi. För föreningar med medlemsavgiftskrav så vill revisorn kunna se att avgifterna kommit in.

Exempel på ekonomisk redovisning.
Om man inte har medlemsavgift så kunde det vara bra att veta hur lite man faktiskt kan lämna in angående ekonomin och ändå få den godkänd av SUK:
(Även om ert årsmöte troligtvis vill ha mer information i er ekonomiska redovisning.)

Ex.:
Under 2016 så fick vi en bonus från SUK på 1200 kronor. Sen tjänade vi ihop 1500 kronor på att sälja kyrkkaffe. Vi hyrde filmer för 120 kronor och köpte en DVD-spelare för 650. Vi köpte in fika för 850 kronor. Resultat:+1080 kronor (hade 500 kronor på banken sedan tidigare).
Den är ok.

Här finns mall för verksamhetsredovisning för den som vill använda det:
Klicka här för (frivillig) ifyllningsbar mall för ekonomisk redovisning: I Word    I pdf
Klick här för exempel:   I Word    I pdf

 

4. Medlemsbevis
Vi behöver kopior av era medlemsbevis.
De medlemmar som blivit fullständiga medlemmar genom att själva registrera sig på SUKs hemsida  behöver inte lokalföreningen redovisa. Det sköter SUKs rikskansli. Samma sak med de som blivit medlemmar genom SMS. Däremot ska alla medlemmar från aktiva medlemslistor, verifikationer eller liknande redovisas.

Vilka räknas nu då som giltiga medlemmar?
Vi måste följa Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor/MUCF regler för vilka medlemmar som kan räknas när vi gör redovisningen. För att kunna räkas som giltig medlem måste medlemmen ha tagit aktiv ställning för medlemskap i sin lokalförening och ha rösträtt. Det finns många olika sätt att uppfylla detta krav på aktiv ställning/aktiv handling. Många föreningar tar emot medlemmar på flera olika sätt på samma gång.

Här kommer några exempel på hur man kan bli giltig medlem:

1. Genom att medlemmen själv anmäler sig som medlem på SUKs hemsida.
2. Genom att låta skriva ut en aktiva-medlemslista i Excel eller pdf och låta den som vill bli medlem fylla i den. Eller genom liknande sätt som får med de uppgifter och underskrifter som krävs.
3. Genom att låta den som vill bli medlem betala medlemsavgift och fylla i har-betalat-lista i Excel eller pdf (för föreningar med medlemsavgift). Eller genom liknande sätt som får med de uppgifter och underskrifter som krävs.
4. Genom att låta den som vill bli medlem betala in medlemsavgiften på föreningens bank/PG-konto. Kompletteras då med ett annat medlemsregister/-lista.
5. Genom att anmäla sig till SUK genom SMS. -Om man fyllt 16 år.

Det är viktigt att betona att för att medlemmarna ska kunna räknas för året måste de ha gjort den aktiva handlingen/underskriften/inbetalningen/registreringen under samma år. Inte i efterhand eller i förväg.

Vill ni veta hur många medlemmar ni har registrerade på SUKs hemsida eller genom SMS? Maila till asahult@suk.se, så kan ni få en lista (listan skickas till den som har behörighet, dvs medlem i styrelsen för föreningen, alternativt vald kontaktperson).

Barn?
För er med hemsidesmedlemmar eller underskrifter som aktiv handling:
Alla barn bör anmäla sig själva men är barnen små så kan det vara ok att föräldrarna gör det särskilt vid hemsidesmedlemskap. Om det är så att barnet fyller max 11 år under året.

 

Övrigt: Angående regler för ålder för medlemskap och rösträtt

SUK styrs mycket av regler från staten…
(den statliga Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor/MUCF). Deras regler säger att minst 60 % av en förenings röstberättigade medlemmar måste vara mellan 6 och 25 år. Annars räknas den inte som ungdomsförening.

Klicka här för att läsa mer om just det.

Klicka här för att läsa mer om lite förtydliganden om hur stadgarna bör se ut och följas under t.ex. årsmöten:
Saker att tänka på för SUKs lokalföreningar

Om medlemskap i andra riksorganisationer

Vi måste dessvärre påminna er om att man inte kan ligga till grund för SUK i ansökan till MUCF om man samtidigt ligger till grund för en annan riksorganisation som också söker pengar från MUCF. Vi skulle därför vilja be er lokalförening att inte vara med i annan riksorganisation om ni vill vara giltiga medlemmar i SUK. Som exempel kan nämnas polska riksförbundet, kroatiska riksförbundet och riksidrottsförbundet.
Rikstäckande grupper inom SUK, t.ex. som t.ex. PUKiS (Polska Unga Katoliker i Sverige) eller KNUG (Kaldeiska Nationella Ungdomsgruppen) är nationella grupper inom SUK och skapar inga problem vid ansökan.

Hur vet ni vad som gäller i er lokalförening? Stadgarna bör finnas i lokalföreningen men kan också läsas på medlemskapssidan. Klicka på er region, lokalförening, och gå sen till ”Klicka HÄR för att läsa föreningen Xs stadgar”.

HJÄLP?!
Undrar du något, så hör av dig!

Mvh Åsa Hulthén, 20221130
asahul@suk.se, 08-50557690